Redação oficial: linguagem

Considere este contraste hipotético:

A. Tendo em vista a necessidade de proceder à realização da verificação dos dados, solicita-se que seja efetuado o envio das informações pertinentes.

B. Solicita-se o envio dos dados para verificação.

Qual versão parece mais “oficial”? Se você associou formalidade a palavras difíceis e frases longas, a resposta pode surpreender: em igualdade de conteúdo, B tende a atender melhor aos princípios de clareza, objetividade e concisão.

Esse é o mecanismo central deste assunto. Redação oficial não é um dialeto burocrático. É comunicação do Poder Público submetida a exigências próprias de finalidade pública, compreensão, precisão e forma.

O MRPR, em sua 3ª edição, define redação oficial como a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos. Nesta unidade, o foco é como a linguagem deve funcionar. A finalidade de cada expediente e a adequação do formato ao gênero ficam em U021.

1. Antes dos atributos: quem comunica, o quê e para quem

Na comunicação oficial, três elementos ajudam a explicar as escolhas linguísticas:

• emissor institucional: a comunicação é produzida em nome do serviço público;
• assunto público: o conteúdo se relaciona às atribuições do órgão;
• destinatário: pode ser o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública.

Além desses três elementos, importam a intenção do emissor e a finalidade do documento. A linguagem adequada é, portanto, a que permite ao destinatário compreender com segurança o que o Poder Público precisa comunicar, sem sacrificar a precisão.

Isso evita dois erros opostos:

1. simplificar até deformar o conteúdo; e
2. complicar para parecer formal.

2. O mapa dos atributos

Segundo o MRPR, a redação oficial deve caracterizar-se por:

Esses atributos atuam juntos. Um texto curto, por exemplo, não é bom se ficou impreciso; um texto gramaticalmente correto não é claro só por isso.

3. Clareza e precisão: entender rápido e entender certo

Clareza é a possibilidade de compreensão imediata. Para alcançá-la, o Manual recomenda, entre outras medidas, palavras e expressões simples, frases bem estruturadas, pontuação adequada e explicitação de siglas e conceitos técnicos indispensáveis.

Precisão complementa a clareza: exige escolher a palavra capaz de transmitir a ideia sem ambiguidade e articular linguagem comum ou técnica de modo a permitir compreensão exata.

Compare os exemplos hipotéticos:

• impreciso: “O material deverá ser entregue em breve.”
• preciso: “O material deverá ser entregue até 18 de setembro.”

Se a data de 18 de setembro já constar da informação disponível, a segunda versão elimina a imprecisão de “em breve”. A data não pode ser inventada a partir dessa expressão.

Técnica não é inimiga da clareza

Quando o assunto exigir nomenclatura técnica, substituí-la por palavra vaga pode destruir a precisão. O caminho é outro: manter o termo necessário e explicar o que o destinatário talvez não conheça.

Por isso, na revisão, pergunte:

• o termo técnico é indispensável?
• foi empregado no sentido correto?
• o destinatário precisa de explicação para compreendê-lo?
• existe uma expressão aparentemente equivalente que mudaria o sentido?

O Manual também recomenda releitura: quem domina um assunto pode considerar “óbvio” aquilo que o destinatário ainda não conhece.

4. Objetividade e concisão: cortar desvio, não substância

Objetividade

Ser objetivo é ir diretamente ao assunto, sem voltas nem redundâncias. Isso exige identificar a ideia principal e distinguir as informações secundárias que realmente a esclarecem das que apenas ocupam espaço.

Objetividade não significa rispidez. É possível ser cortês e direto ao mesmo tempo.

Concisão

Concisão é transmitir o máximo de informação necessária com o mínimo de palavras compatível com a precisão. O ponto decisivo é este:

conciso ≠ incompleto.

Se uma ressalva, condição, data, exceção ou fundamento é necessária para que o destinatário compreenda corretamente a comunicação, apagá-la para encurtar o texto é erro.

Compare:

• prolixo: “Cumpre-nos informar, para os devidos fins, que, após a realização da análise dos autos, foi possível constatar a existência de duas pendências ainda não solucionadas.”
• conciso: “A análise dos autos identificou duas pendências ainda não solucionadas.”

Os exemplos são hipotéticos. A segunda redação preserva também o estado das pendências — ainda não solucionadas — e elimina apenas a moldura verbal que nada acrescenta.

Um bom teste é perguntar: se eu apagar este trecho, perco algum fato, condição, relação lógica ou grau de certeza relevante? Se a resposta for sim, o corte não é concisão; é perda de conteúdo.

5. Coesão e coerência: ligação e compatibilidade

Coesão é a ligação linguística entre partes do texto. Pronomes, repetições controladas, substituições, elipses e conectores ajudam o leitor a perceber quem ou o que está sendo retomado e qual relação se estabelece entre as ideias.

Coerência é a compatibilidade global do raciocínio. Um texto pode conter conectores corretos e ainda ser incoerente se afirmar proposições incompatíveis.

Exemplo hipotético:

“O prazo termina na sexta-feira. Portanto, o pedido deverá ser apresentado até quinta-feira.”

O conector cria uma ligação formal, mas não demonstra sozinho por que quinta-feira é a conclusão correta. Falta uma premissa ou regra que sustente o salto. Coesão não fabrica coerência.

Na prova, se a troca de um conector altera causa, conclusão, oposição ou condição, a adequação oficial pode ser afetada porque muda a relação lógica entre as informações.

6. Impessoalidade: a voz é do serviço público

A impessoalidade decorre do caráter público da atuação administrativa. O MRPR a relaciona a três dimensões:

1. quem comunica: a mensagem é produzida em nome do serviço público, e não para projetar impressões individuais do redator;
2. quem recebe: o destinatário é considerado no papel pertinente à comunicação, não em uma relação particular;
3. o assunto: a matéria é tratada a partir do interesse público, sem tom pessoal impróprio.

Daí não se segue que toda oração oficial precise estar na voz passiva, nem que toda marca de primeira pessoa seja, por si só, proibida. Impessoalidade é uma propriedade institucional e discursiva, não uma fórmula mecânica de sintaxe.

Exemplo hipotético inadequado:

“Fiquei muito feliz com a decisão e considero brilhante a solução adotada.”

Sem que essas avaliações sejam objeto justificável da comunicação, o trecho desloca o foco do serviço público para a impressão pessoal de quem escreve.

7. Formalidade e padronização: civilidade sem burocratês

Formalidade envolve observância de regras de forma e civilidade no tratamento do assunto. Ela não autoriza linguagem empolada.

Padronização reduz variações arbitrárias na apresentação e nas convenções institucionais. Nesta unidade, basta compreender o princípio. Os elementos concretos de formato, finalidade e gênero dos expedientes são tratados em U021.

A pegadinha é confundir três ideias diferentes:

• formal não é sinônimo de difícil;
• padronizado não significa que todo expediente tenha a mesma finalidade;
• correto não significa rebuscado.

Em redação oficial, simplicidade pode ser perfeitamente compatível com formalidade.

8. Norma padrão: não existe um “padrão oficial de linguagem” autônomo

Este é um ponto clássico de prova.

O Manual exige, em razão do caráter público e da finalidade dos atos e expedientes, linguagem de acordo com o padrão culto/norma padrão. Ao mesmo tempo, conclui que não existe propriamente um padrão oficial de linguagem separado da língua comum.

Portanto:

• usa-se a norma padrão nos atos e comunicações oficiais;
• isso não cria um dialeto administrativo próprio;
• tradição de certas expressões e formas não transforma o jargão burocrático em requisito;
• o jargão burocrático deve ser evitado quando limita a compreensão;
• norma padrão não é licença para arcaísmo, abstração excessiva ou figuras de linguagem literárias.

Uma formulação como “o documento oficial deve empregar linguagem rebuscada para demonstrar formalidade” inverte a orientação do Manual.

9. Adequar a linguagem ao documento e ao destinatário

O edital separa adequação da linguagem (U020) de finalidade e formato dos expedientes (U021). Aqui, adequar significa escolher, para a situação comunicativa, o nível de explicitação, o vocabulário e a organização verbal que realizam a finalidade pública com clareza e precisão.

Três decisões são especialmente importantes:

9.1 Quanto o destinatário precisa saber?

Não presuma conhecimento especializado. Se uma sigla, abreviação ou conceito técnico for indispensável e puder ser desconhecido, explicite-o.

9.2 Qual termo preserva a precisão?

Evite trocar palavra técnica correta por sinônimo estilístico só para “variar o texto”. Em documento funcional, repetição controlada pode ser preferível à falsa elegância se impedir ambiguidade.

9.3 O grau de formalidade está adequado?

Evite tanto coloquialismo incompatível com a comunicação institucional quanto solenidade artificial. A pergunta útil não é “parece sofisticado?”, mas “é claro, preciso, cortês e funcional?”

10. Um método de revisão em seis passagens

Use este roteiro para questões de reescrita e para produção de texto:

1. núcleo factual: identifique fatos, datas, condições, exceções e graus de certeza que não podem mudar;
2. finalidade: determine o que o destinatário precisa saber ou fazer;
3. ordem: coloque a ideia principal em posição de acesso rápido e retire desvios;
4. precisão: revise termos vagos, ambiguidades, siglas e nomenclatura técnica;
5. ligação: confira referências, conectores e compatibilidade lógica;
6. registro institucional: verifique impessoalidade, formalidade, padronização pertinente e norma padrão.

A ordem ajuda a evitar o erro de “embelezar” uma frase antes de decidir se ela comunica a informação correta.

11. Pegadinhas de prova

12. Fronteira com U021

Para não misturar assuntos, não memorize aqui modelos de expediente. Finalidade de cada comunicação, formato, partes, vocativo, fechos, identificação do signatário e demais regras específicas pertencem à unidade Expedientes oficiais: finalidades e formatos (U021).

Guarde desta unidade a pergunta decisiva:

A linguagem permite que o destinatário compreenda, com rapidez e precisão, uma comunicação institucional adequada ao interesse público?

Se a resposta for não, algum atributo da redação oficial foi comprometido.