Microsoft Word: documentos e formatação de texto

1. O documento não é uma folha de papel

Por que selecionar uma palavra e clicar em Centralizar pode deslocar a linha inteira, enquanto clicar em Negrito altera apenas a palavra? Porque os comandos atuam sobre objetos diferentes: negrito é propriedade de caracteres; centralização é propriedade do parágrafo. Antes de escolher o comando, identifique o que ele modifica e até onde a mudança deve valer.

O Word é um processador de texto: cria, organiza, formata e revisa documentos. Não se confunde com o arquivo relatorio.docx, que guarda texto, estruturas e configurações. Fechar o programa não apaga o arquivo salvo.

Caractere é cada letra, número, símbolo ou espaço. Parágrafo é o trecho encerrado por uma marca de parágrafo, criada com Enter; pode ocupar várias linhas. Seção é uma parte do documento com configurações próprias de página, como margens e orientação. Um documento começa com uma seção, que pode atravessar muitas páginas. Linha não é parágrafo; página não é seção.

Exemplo hipotético: um relatório tem títulos padronizados, texto corrido e uma tabela larga no anexo. As palavras recebem formatação; os parágrafos, alinhamento e espaçamento; o anexo pode exigir outra seção. Retomaremos esse relatório para distinguir as operações.

Ambiente e alcance

O item 2.2 do edital inclui Microsoft Office sem fixar edição. A referência aqui é o Word instalado no Windows, nas versões Microsoft 365 e Word 2024, com conceitos também presentes no Word 2021. Word para a Web funciona no navegador; Word para macOS, nos computadores Mac. Recursos e atalhos podem diferir. A versão especificada na questão prevalece. O foco é documento: planilhas e seus cálculos são aprofundados no Excel; apresentações, no PowerPoint.

2. Encontrar o comando e delimitar sua ação

A Faixa de Opções reúne comandos em guias divididas em grupos. Arquivo abre o Backstage, área para criar, abrir, salvar, imprimir, exportar, compartilhar e acessar propriedades e opções. Fonte e parágrafo ficam principalmente em Página Inicial, não em Arquivo.

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido reúne comandos personalizáveis. As guias contextuais aparecem conforme a seleção: clicar em uma tabela revela suas ferramentas. Uma guia ausente pode apenas depender da seleção do objeto. Alt ou F10 exibe as Dicas de Tecla, indicações para acessar a faixa pelo teclado.

O ponto de inserção indica onde será digitado o próximo caractere. Movê-lo é navegar; destacar um trecho é selecionar. A seleção delimita muitas operações, mas não muda sua natureza: alinhamento continua afetando os parágrafos atingidos.

O Painel de Navegação percorre títulos, páginas e resultados de pesquisa. A barra de status pode mostrar página, contagem de palavras, idioma e ampliação. As réguas ajudam a configurar recuos e tabulações.

Enxergar a estrutura e mudar apenas a visualização

Mostrar Tudo (¶) revela marcas não imprimíveis de parágrafo, espaço, tabulação e quebra. No relatório, isso permite distinguir um vazio causado por parágrafos vazios de outro causado por uma quebra: aparências semelhantes podem esconder estruturas diferentes.

O zoom amplia a visualização: passar de 100% para 200% não duplica fonte nem tamanho impresso. Na guia Exibição, Layout de Impressão mostra a organização em páginas; Modo de Leitura favorece ler; Layout da Web mostra um fluxo voltado à tela; Rascunho privilegia editar; Estrutura de Tópicos, trabalhar com a hierarquia dos títulos. Mudar o modo não reescreve o conteúdo.

Atalhos exigem contexto

Os atalhos deste capítulo se referem ao Word para Windows, no contexto indicado. Letras de abrir, salvar, selecionar tudo e negrito podem variar por idioma, versão e personalização; na Web, o navegador pode interceptar teclas. Não generalize uma tabela inglesa para a interface em português. A atribuição pode ser consultada em Arquivo → Opções → Personalizar Faixa de Opções → Atalhos de teclado.

Na prova de Assistente Legislativo sem especialidade da Assembleia Legislativa de Rondônia, aplicada pela Fundação Getulio Vargas em 2026, o ambiente indicado era Word 365 e Windows 10 em português brasileiro. Nesse contexto, foram cobrados Ctrl + B para salvar, Ctrl + T para selecionar tudo, Ctrl + Z para desfazer e Ctrl + L para pesquisar. O exemplo mostra por que aplicativo e idioma precisam acompanhar a memorização: esse mapa não é universal.

3. Editar sem perder o controle do texto

Movimentação, exclusão e colagem

A Área de Transferência mantém conteúdo temporário para colagem. Copiar (Ctrl + C) conserva a origem; Recortar (Ctrl + X) retira a seleção e a coloca nessa área; Colar (Ctrl + V) insere no destino. A Área de Transferência do Office pode reunir vários itens, mas não é arquivo permanente.

Sem seleção ativa, Backspace exclui à esquerda do ponto de inserção, e Delete, à direita; com Ctrl, essas teclas normalmente excluem uma palavra na respectiva direção. Com uma seleção ativa, a exclusão atinge o trecho selecionado.

Colar também exige decidir sobre a aparência. Um trecho de um site pode trazer cores inadequadas ao relatório. Manter Somente Texto descarta formatação e objetos não textuais da origem; o texto usa a formatação do destino, e uma tabela pode virar parágrafos. Não significa deixar o texto sem fonte ou sem qualquer formatação.

Manter Formatação de Origem conserva a aparência trazida; Mesclar Formatação integra o texto ao destino e pode preservar negrito e itálico. Colar como Imagem produz representação visual, não caracteres editáveis. Disponibilidade e opção padrão dependem de origem, destino, plataforma e configuração.

Desfazer, refazer, repetir e substituir

Ctrl + Z desfaz uma ação reversível. Refazer recupera uma ação desfeita, quando possível; Repetir executa novamente a última ação compatível. Ctrl + Y pode refazer ou repetir conforme o estado do aplicativo, e F4 repete uma ação compatível. São conceitos distintos, mesmo quando compartilham uma tecla.

Localizar encontra ocorrências; Substituir, em Página Inicial, pode trocar texto, formatação e itens especiais, como marcas de parágrafo. Substituir Tudo exige conferir alcance, distinção entre maiúsculas/minúsculas e palavras inteiras: procurar uma parte de palavra pode alterar também palavras que deveriam permanecer intactas.

Autocorreção não é revisão gramatical

A Autocorreção pode substituir automaticamente entradas durante a digitação. Suas opções ficam em Arquivo → Opções → Revisão de Texto → Opções de Autocorreção. Na guia Formatação Automática ao Digitar, configuram-se automatismos como reconhecer marcadores e listas numeradas. Digitar 1. pode iniciar uma lista se esse reconhecimento estiver habilitado; digitar números por conta própria, sem o recurso de lista, não garante uma sequência administrada pelo Word.

A Autocorreção age durante a digitação; o Editor analisa possíveis problemas de linguagem. Configurar a primeira não equivale a aceitar sugestões do segundo.

4. Formatar caracteres e organizar parágrafos

Aparência dos caracteres

Fonte é o desenho dos caracteres, como Arial; seu tamanho é medido em pontos. Negrito, itálico, sublinhado, tachado, sombra, contorno e espaçamento entre caracteres formatam o texto. Sobrescrito eleva o caractere, como o 2 em m²; subscrito o rebaixa, como em H₂O. Cor da fonte muda o caractere; realce destaca seu fundo. Mudar maiúsculas/minúsculas não é mudar o tamanho da fonte.

Aplicar propriedades diretamente a uma seleção é formatação direta. Ctrl + Barra de espaços remove formatação manual de caracteres sem apagar o texto. O Pincel de Formatação transfere formatação da origem para o destino, não o conteúdo; um duplo clique o mantém disponível para vários destinos. Ao copiar também propriedades de parágrafo, inclua a marca final do parágrafo na seleção da origem.

Alinhamento, recuo e espaçamento

O texto passa automaticamente à linha seguinte conforme a largura disponível, sem criar outro parágrafo. Sua marca final guarda propriedades do conjunto; basta posicionar o cursor nele para executar muitos comandos de parágrafo.

Alinhar é distribuir as linhas no espaço horizontal disponível. À esquerda ou à direita, as linhas se ajustam ao respectivo limite; centralizado, ficam em torno do centro. Justificado distribui o espaçamento para alcançar ambos os limites, normalmente deixando a última linha sem essa expansão. Os limites consideram os recuos: justificar não altera as margens da página.

A margem delimita a área de texto da seção; o recuo desloca o parágrafo em relação a ela. Recuos esquerdo e direito afetam o bloco. O recuo de primeira linha desloca apenas seu início; o recuo deslocado ou pendente deixa a primeira linha mais à esquerda que as seguintes. Este último é útil quando um número ou rótulo deve sobressair à esquerda do texto que continua abaixo.

Espaçamento entre linhas regula a distância dentro do parágrafo. Antes/depois regula o espaço que o separa dos parágrafos vizinhos. No relatório, aumentar o espaço depois de um título mantém uma regra de formatação; pressionar Enter várias vezes acrescenta parágrafos vazios que podem migrar para outra página quando o texto mudar.

Manter juntos os trechos que precisam ser lidos juntos

O Word distribui o texto entre páginas, mas permite impor condições ao parágrafo. Manter com o próximo evita separar um título do parágrafo seguinte. Manter linhas juntas evita dividir o próprio parágrafo entre páginas. Controle de linhas órfãs e viúvas evita a primeira linha isolada no fim da página (órfã) ou a última no início da seguinte (viúva). Quebra de página antes faz aquele parágrafo começar em outra página. São regras de paginação, não inserções de linhas vazias.

Tabulações e listas

Uma parada de tabulação marca uma posição de referência horizontal. Ao pressionar Tab no texto, o conteúdo avança para a próxima parada; isso não equivale a digitar um número fixo de espaços. As paradas esquerda, central e direita alinham o texto em relação ao ponto escolhido; a decimal alinha os separadores decimais dos números. Pode haver preenchimento entre posições, como pontos pontilhados.

A tabulação de barra é diferente: desenha uma linha vertical na posição definida, mas não posiciona o texto; essa linha pode ser impressa. Não a confunda com as marcas não imprimíveis exibidas por Mostrar Tudo.

Uma lista com marcadores identifica itens sem impor sequência numérica. Uma lista numerada administra a sequência; a multinível representa hierarquia, como item e subitem. O Word controla nível, recuo e continuidade da numeração, que pode ser retomada ou reiniciada. Ao colar itens, verifique se devem continuar a lista existente ou iniciar outra.

5. Padronizar uma vez: estilos, temas e modelos

Os títulos do relatório precisam da mesma fonte, negrito e espaço posterior. Em vez de repetir operações manuais, aplique um estilo: conjunto nomeado e reutilizável de propriedades de caractere e/ou parágrafo. Modificar o estilo atualiza os trechos associados a ele, observadas eventuais formatações diretas sobrepostas.

Os estilos Título 1, Título 2 e seguintes também expressam hierarquia: título principal, subdivisão e níveis inferiores. Isso permite navegar pela estrutura, produzir um sumário automático, lista de títulos e páginas gerada a partir dessa estrutura, e orientar programas que leem o conteúdo em voz alta. Fonte grande e negrito, sozinhos, não transformam um parágrafo em título estrutural.

Para atualizar um estilo a partir de um exemplo já formatado, selecione um trecho que o utiliza, aplique os novos atributos e, em Página Inicial → Estilos, escolha Atualizar para Corresponder à Seleção no estilo adequado. O grupo não fica em Arquivo. O Pincel de Formatação é útil para copiar aparência; o estilo mantém uma regra reutilizável de padronização.

Tema coordena cores, fontes e efeitos gerais, na guia Design. Modelo fornece uma base com estrutura, estilos, tema e elementos prontos, como capa e títulos; o documento criado continua editável. Tema organiza o conjunto visual; estilo formata tipos de conteúdo; modelo dá o ponto de partida. Arquivo → Novo permite começar por modelo ou documento em branco.

6. Distribuir o documento em páginas e seções

Quando é preciso apenas avançar, e quando é preciso separar configurações

Layout é a organização dos elementos na página. Sua guia reúne margens, orientação, tamanho do papel, colunas, recuos e quebras. Retrato usa a página vertical; paisagem, horizontal. Colunas de texto criam faixas de fluxo sucessivo, como num boletim; não são células de tabela.

As quebras controlam esse fluxo, mas não têm todas o mesmo alcance:

No anexo largo do relatório, uma simples quebra de página não basta para reservar a orientação horizontal ao anexo. A solução usual é inserir quebras de seção antes e depois, aplicar paisagem à seção intermediária e manter as demais em retrato. Confira a opção Aplicar a: conforme a operação, a alteração pode alcançar a seção, o documento inteiro ou o texto a partir daquele ponto.

Em Layout → Quebras, a quebra de seção Próxima Página inicia a seção na página seguinte; Contínua, na mesma página, sendo útil para mudar a quantidade de colunas. Página Par e Página Ímpar começam na próxima página da paridade escolhida e podem deixar uma página em branco no percurso. Não exclua quebras apenas para eliminar um vazio: remover uma quebra de seção une os trechos e faz a seção resultante usar a formatação da seção que vinha depois.

Cabeçalhos, rodapés, numeração e bordas

Cabeçalho é a área superior recorrente da página; rodapé, a inferior. Em Inserir, podem receber texto, imagens, datas e números de página. A distância à borda, Primeira Página Diferente e Páginas Pares e Ímpares Diferentes controlam sua apresentação.

Uma nova seção pode continuar com Vincular ao Anterior ativado. Para dar ao anexo um cabeçalho próprio, abra o cabeçalho da nova seção, desative esse vínculo e só então altere o texto. Cabeçalho e rodapé são vinculados separadamente; variantes de primeira página e pares/ímpares também se vinculam ao mesmo tipo da seção anterior. Criar a seção não elimina automaticamente todos esses vínculos.

O número automático da página é um campo: uma instrução armazenada cujo resultado visível é calculado pelo Word. Inserir esse campo é diferente de digitar um número fixo em cada página. Sua apresentação pode usar algarismos, romanos ou letras, e a numeração pode continuar ou reiniciar por seção. Desvincular o cabeçalho não é, por si só, reiniciar a numeração; confira Formatar Números de Página.

Bordas exigem identificar o alvo. Página Inicial → Parágrafo → Bordas trata de texto/parágrafo; Design da Tabela, de células/tabela; Design → Bordas da Página, da moldura da página. Borda da Página atua por seção. Para uma única página intermediária com borda própria, isole-a em uma seção e escolha o alcance em Bordas e Sombreamento. Sombreamento preenche o fundo do elemento, não seu contorno.

Em Design → Plano de Fundo da Página, Marca-d’água insere texto ou imagem ao fundo, como a indicação hipotética “MINUTA”, diagonal e semitransparente. Sinaliza uma condição, mas não protege contra leitura ou edição. Cor da página e borda são outros recursos.

7. Tabelas, imagens e leitura acessível

Estruturar dados em células

Uma tabela relaciona dados em linhas e colunas; sua interseção é a célula. Em Inserir, crie a tabela onde ela for necessária. Depois, ainda é possível inserir/excluir linhas e colunas, mudar dimensões e alinhar o conteúdo nas células.

Mesclar células reúne duas ou mais em uma só; dividir células faz a operação estrutural inversa. Layout da Tabela concentra esses comandos, largura, altura e distribuição uniforme das linhas ou colunas. Design da Tabela concentra estilos, bordas e sombreamento. A guia Layout do documento, por sua vez, controla a página: nomes parecidos não significam o mesmo objeto.

Tab vai à próxima célula e, na última célula da tabela, normalmente acrescenta uma linha. Shift + Tab retorna à anterior; Ctrl + Tab insere uma tabulação dentro da célula, sem sair dela. Uma linha definida como cabeçalho pode se repetir quando a tabela continua em outras páginas. Converter texto em tabela usa separadores para identificar células; a conversão inversa transforma a estrutura em texto separado. O Word admite cálculos limitados em tabelas, mas isso não as transforma em planilhas do Excel.

Posicionar imagens e preservar seu significado

Imagens e formas podem ser acrescentadas pela guia Inserir. A disposição Em linha com o texto faz o objeto acompanhar o parágrafo como um caractere. O objeto flutuante usa disposições como Quadrado, Próximo, Superior e Inferior, Atrás ou Na Frente do Texto. Sua âncora o liga a um parágrafo, cujas alterações podem afetar a posição conforme as opções de movimentação. Flutuar não significa ausência de vínculo.

Redimensionar altera largura e altura. Recortar modifica a área visível da imagem, ocultando partes. Comprimir pode reduzir a resolução e o tamanho do arquivo. Nenhuma dessas operações deve ser confundida com o zoom, que só amplia a visualização do documento.

Um documento acessível precisa transmitir sentido além da aparência. Texto alternativo é uma descrição que comunica a informação ou finalidade de uma imagem a quem não a vê, inclusive por meio de um leitor de tela, programa que anuncia o conteúdo. Imagens informativas precisam dessa descrição; as puramente decorativas devem ser identificadas como decorativas quando o recurso estiver disponível. Uma legenda visível não substitui automaticamente uma descrição adequada.

Use títulos em ordem lógica, idioma correto, tabelas simples com cabeçalhos identificáveis e textos de ligação descritivos. Não dependa só da cor para distinguir informações. O Verificador de Acessibilidade, acessível pela guia Revisão, ajuda a localizar problemas, mas não garante sozinho que uma descrição explique bem a imagem ou que a ordem de leitura faça sentido.

8. Deixar o Word administrar referências e atualizações

O campo de página já mostrou a diferença entre instrução armazenada e resultado exibido. Outros campos produzem datas, numeração de legendas, sumários e referências cruzadas. Nem todos se atualizam imediatamente após qualquer edição; F9 atualiza os campos selecionados.

Dos títulos ao sumário

O sumário automático relaciona títulos e páginas a partir dos estilos de título ou níveis estruturais configurados. No relatório, primeiro marque a hierarquia com Título 1, Título 2 e assim por diante; depois insira o sumário pela guia Referências. Se um título não aparece, confira a estrutura, não apenas a aparência dele.

Após editar o documento, Atualizar apenas os números de página serve quando os títulos permaneceram iguais e só a paginação mudou. Atualizar a tabela inteira incorpora títulos incluídos, excluídos ou renomeados. Escrever títulos, pontilhados e números manualmente cria um sumário manual, não uma relação que o Word recalcula.

Notas, legendas e ligações

Uma nota de rodapé associa uma marca no texto a uma explicação, normalmente no fim da página; uma nota de fim reúne explicações no fim do documento ou da seção. O Word administra a ligação e a numeração. Digitar um número sobrescrito não cria essa estrutura, e uma nota de rodapé não é o rodapé recorrente da página.

Uma legenda identifica uma tabela, figura ou outro objeto com rótulo e numeração. A referência cruzada remete a um elemento do próprio documento, como “ver Tabela 2”, mediante um campo atualizável. Se outra tabela for inserida antes, atualizar os campos evita conservar uma remissão manual para o número errado. Uma citação bibliográfica identifica a fonte consultada; a guia Referências também oferece seu gerenciamento e a produção de bibliografia.

Hiperlink, disponível em Inserir, é uma ligação acionável para página, arquivo, endereço ou posição no documento. Pode facilitar o acesso a um destino, inclusive em uma referência cruzada configurada como ligação, mas não se confunde com qualquer texto de remissão. Seu texto visível deve explicar o destino, em vez de apenas dizer “clique aqui”.

9. Personalizar documentos: mala direta e formulários

Um texto comum, vários destinatários

Mala direta combina um documento principal, com conteúdo comum, e uma fonte de dados, com informações variáveis. Numa comunicação hipotética para várias unidades, cada destinatário ocupa uma linha da lista, o registro; Nome e Endereço são campos de dados. No texto comum, o campo de mesclagem indica onde inserir cada valor. Portanto, a lista não é o documento principal, e a marca de mesclagem não é texto fixo.

Na guia Correspondências, escolha o tipo de saída — cartas, envelopes, etiquetas ou mensagens —, selecione/crie a lista e insira os campos no texto comum. Depois filtre, ordene e selecione destinatários, visualize os resultados para conferir cada combinação e use Concluir e Mesclar para gerar documentos, imprimir ou enviar, conforme o tipo e os recursos disponíveis. Visualizar um destinatário não gera, por si só, todas as saídas finais. O envio de mensagens ainda depende de configuração de correio compatível.

Um documento com áreas próprias para preenchimento

O formulário recebe informações em espaços próprios. Na guia Desenvolvedor, os controles de conteúdo oferecem caixa de texto, lista suspensa, caixa de seleção e seletor de data. A guia pode ser habilitada na personalização da Faixa de Opções.

Para restringir o documento ao preenchimento, configure Restringir Edição → Preenchimento de formulários, aplique a proteção e, quando necessário, defina senha para impedir sua retirada pelo procedimento normal. Proteções e propriedades dos controles precisam corresponder ao formulário utilizado. Essa restrição não equivale a criptografar o arquivo para impedir sua leitura. A criação de formulários preenchíveis não tem o mesmo suporte no Word para a Web; considere a plataforma indicada.

10. Revisar, colaborar e proteger são decisões diferentes

Conferir a linguagem e decidir sobre propostas de edição

Na guia Revisão, o Editor verifica ortografia, gramática e, conforme a versão/licença, refinamentos de estilo. F7 inicia a verificação no Word para Windows. O idioma de revisão atribuído ao texto determina as regras linguísticas utilizadas: alterá-lo não traduz o conteúdo. Um alerta é uma sugestão a avaliar, não prova infalível de erro. Para rever ocorrências antes ignoradas, há Arquivo → Opções → Revisão de Texto → Verificar Documento Novamente, conforme a versão.

Comentário registra observação ou discussão sem substituir diretamente o texto; pode receber respostas e ser resolvido. Controlar Alterações registra propostas de inserção, exclusão, movimentação e formatação, conforme suas opções. Aceitar incorpora uma proposta; Rejeitar a descarta. Resolver um comentário não aceita automaticamente uma alteração.

Considere a revisão hipotética de um prazo de “dez” para “quinze” dias. Com o controle ativo, há uma proposta de exclusão e inserção. Escolher Nenhuma Marcação pode mostrar a versão com “quinze”, mas as revisões continuam armazenadas. Desativar o controle interrompe o registro de novas edições, sem decidir sobre as anteriores. E desmarcar Imprimir Marcação apenas impede a saída das marcações naquela impressão: não limpa o arquivo. Visualizar, registrar e resolver alterações são três ações diferentes.

Compartilhar o mesmo arquivo ou enviar cópias

Coautoria é a edição do mesmo documento por várias pessoas. Exige armazenamento, formato, versão e permissões compatíveis, como em um arquivo compartilhado por OneDrive ou SharePoint, serviços da Microsoft para armazenar e compartilhar documentos pela rede. Um link com permissão de edição dá acesso ao arquivo comum; enviar um anexo normalmente distribui cópias independentes, que passam a divergir.

O histórico de versões consulta ou restaura estados anteriores nos serviços compatíveis; não é garantido para qualquer arquivo apenas local. Também não equivale a Controlar Alterações: versão é estado do arquivo; revisão controlada é proposta dentro dele.

Proteger leitura, edição ou apenas sinalizar conclusão

Criptografar é transformar o conteúdo de modo que sua leitura dependa da chave adequada, associada aqui à senha. No Word para Windows, Arquivo → Informações → Proteger Documento → Criptografar com Senha protege a abertura; a alteração precisa ser salva. Uma senha esquecida pode impedir o acesso, pois o Word não oferece recuperação simples dessa senha.

Restringir Edição limita as alterações permitidas, como no formulário; não é a mesma proteção da senha para abrir. Marcar como Final sinaliza que o documento está concluído, mas não é uma barreira de segurança equivalente à criptografia. O Word para a Web não oferece a mesma capacidade de criar e editar documentos criptografados por senha que a versão instalada.

11. Salvar o trabalho e entregar a versão correta

Nome, local e formato fazem parte da decisão

Salvar atualiza o arquivo, mantendo nome, local e formato já definidos. No primeiro salvamento, ainda é preciso escolhê-los. Salvar como pode criar arquivo independente com outro nome, local ou formato; certos fluxos do Microsoft 365 usam Salvar uma Cópia. Para preservar o original, copie antes de editar.

O Salvamento Automático do Microsoft 365 grava alterações enquanto se trabalha, quando o arquivo está em local e formato compatíveis, como OneDrive ou SharePoint Online. Não se aplica indistintamente a qualquer arquivo local ou formato antigo. A AutoRecuperação guarda informações que podem ajudar após uma falha; não substitui o salvamento consciente nem garante recuperar todas as mudanças. Com salvamento automático ativo, editar o original e só depois pedir uma cópia pode já ter modificado o original.

O formato determina quais estruturas o arquivo consegue conservar. Abrir um arquivo não garante preservar integralmente seus recursos ao salvá-lo em outro formato.

O Modo de Compatibilidade limita funcionalidades atuais para trabalhar com formatos ou versões anteriores; converter o documento é outra decisão. Na passagem para .odt, podem mudar revisões, proteção, temas, campos, legendas, tabelas e seções. Confira o resultado antes de descartar a origem.

Impressão e exportação

Ctrl + P abre a visualização e as configurações de impressão. Confira a impressora ou saída escolhida, quantidade de cópias, papel, orientação, margens, frente e verso quando suportado, escala, páginas por folha e inclusão de marcações de revisão. Reduzir o zoom na tela não serve para colocar mais páginas numa folha: isso depende das opções de impressão.

Página atual, seleção e intervalo têm alcances distintos. Para imprimir somente as páginas 3 a 9 de um documento com numeração contínua simples, use Impressão Personalizada e o intervalo 3-9. Documentos com seções e numeração reiniciada exigem atenção à identificação das páginas pretendidas e à pré-visualização.

Salvar como ou exportar para PDF produz outro arquivo. Se o .docx for alterado depois, o PDF anterior não acompanha automaticamente a mudança: é preciso gerá-lo novamente. A distribuição final deve considerar tanto o que aparece nas páginas quanto revisões, comentários e permissões que ainda existam no arquivo entregue.

12. Aplicar o mapa, não decorar botões isolados

O anexo com orientação e cabeçalho próprios exige seção, alcance da orientação e desvinculação do cabeçalho. Títulos uniformes e sumário exigem estilos e estrutura. Uma entrega sem revisões pendentes exige aceitar ou rejeitar, não apenas ocultar. A sequência que une essas decisões é ambiente → objeto → alcance → efeito → comando.