Redação e correspondência oficial: linguagem e expedientes

Um setor precisa pedir a outro um relatório até sexta-feira, desde que a análise esteja concluída. Compare estas redações hipotéticas:

Tenho a honra de solicitar que se proceda ao encaminhamento do relatório, até sexta-feira, caso a análise já esteja concluída.

Solicito o envio do relatório até sexta-feira, caso a análise já esteja concluída.

A segunda chega mais rapidamente ao pedido e conserva o prazo e a condição. “Envie o relatório até sexta-feira” seria menor, mas eliminaria a condição e mudaria a mensagem. E nenhuma das frases, sozinha, resolve como identificar remetente, destinatário e documento.

Correspondência oficial exige duas decisões articuladas: comunicar a informação com precisão e escolher a forma compatível com a finalidade. A linguagem e o formato trabalham juntos; palavras solenes não compensam um documento obscuro nem um gênero inadequado.

1. A comunicação representa o serviço público

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos, que estabelecem regras. Um expediente é um documento de comunicação administrativa; um gênero é uma forma reconhecível de comunicação, com finalidade e composição próprias.

Quem comunica é o serviço público; o assunto se relaciona às atribuições do órgão; quem recebe pode ser um cidadão, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública. Por isso, o redator precisa perguntar: o que o destinatário deve compreender ou fazer? No exemplo, reconhecer o relatório solicitado, o prazo e a condição de envio.

O programa exige o Manual de Redação da Presidência da República, cuja terceira edição é de 2018. Ela fornece a referência de estudo deste capítulo. O Manual trata da administração pública federal: sua exigência no edital permite cobrar seus conceitos e modelos, mas não transforma todas as suas regras em normas próprias do Maranhão. As diferenças relevantes entre o texto de 2018 e normas posteriores aparecem no ponto em que interferem na leitura.

2. Entender a informação antes de cortar palavras

Clareza e precisão

Clareza permite compreensão imediata. Ajuda organizar frases curtas, usar pontuação adequada e evitar intercalações excessivas. A ordem direta costuma facilitar a leitura, mas pode ser alterada quando isso desfizer uma ambiguidade. Não é regra absoluta de sintaxe.

Precisão delimita a ideia corretamente: escolhe palavras sem duplo sentido e mantém a identidade do que é mencionado. “O relatório será enviado em breve” é menos preciso que uma data definida; porém, só se pode inserir essa data quando ela for conhecida. Precisão não autoriza inventar informação.

Se o assunto exige nomenclatura técnica, mantenha o termo necessário e explique-o quando o destinatário puder desconhecê-lo. Explique também siglas e abreviações indispensáveis; o Manual recomenda apresentar seu significado na primeira referência. Trocar um termo técnico exato por palavra vaga pode facilitar a aparência e prejudicar a compreensão.

Também não varie palavras apenas por elegância: relatório, parecer e processo não designam necessariamente o mesmo documento. A repetição controlada pode proteger a precisão. O Manual recomenda evitar regionalismos e neologismos e restringir palavras estrangeiras às necessárias, grafadas em itálico.

Objetividade e concisão

Objetividade é dirigir o texto ao assunto e à ideia principal. A informação secundária permanece quando explica, detalha ou fundamenta o núcleo; sai quando apenas desvia a atenção. No pedido inicial, o destinatário deve localizar rapidamente a providência, sem atravessar uma abertura cerimoniosa.

Concisão transmite as informações necessárias sem palavras inúteis ou redundâncias. Não exige texto sempre curto nem permite eliminar pensamento substancial. Condição, exceção, prazo e grau de certeza podem ser indispensáveis. No exemplo, cortar “caso a análise já esteja concluída” altera quando o envio é devido.

Ser objetivo não significa ser rude. “Solicito o envio” pode ser direto e cortês. O critério para cortar é: a retirada muda algum fato, condição, relação ou grau de certeza que precisa permanecer? Se muda, a economia prejudica a comunicação.

3. Ligar as partes e conservar a voz institucional

Coesão conecta palavras, frases e parágrafos por retomadas, substituições e conectores. O pronome em “O relatório chegou. Ele será analisado amanhã” retoma o relatório. Uma elipse também pode ligar partes: “O primeiro setor enviou o relatório; o segundo, o parecer” omite o verbo repetido.

Coerência é a compatibilidade do raciocínio e das informações. Escrever “O envio é permitido até sexta-feira. Portanto, deve ocorrer até quinta-feira” não demonstra a conclusão sem uma regra adicional. O conector liga as frases, mas não cria uma premissa ausente. Retomadas ambíguas e conclusões sem apoio comprometem o texto mesmo quando a gramática está correta.

Impessoalidade significa escrever em nome do serviço público e sob a perspectiva do interesse geral, sem inserir impressões particulares impróprias. O destinatário é considerado em sua relação com o serviço, e o assunto é tratado por sua função pública. Não se trata de apagar todas as pessoas: “A equipe examinou o relatório” pode ser necessário para identificar a responsabilidade.

O próprio Manual recomenda aberturas como “Informo”, “Solicito” e “Comunico”. Portanto, impessoalidade não exige voz passiva nem proíbe mecanicamente a primeira pessoa. Já “Fiquei muito feliz com o excelente resultado”, sem função institucional para essa avaliação, desloca o foco para sentimentos do redator.

Formalidade envolve regras de forma e civilidade no tratamento do assunto. Padronização busca uniformidade de apresentação e convenções. Nenhuma delas exige palavras difíceis, períodos longos ou finalidades idênticas para todos os expedientes.

O Manual exige a norma padrão, modelo de referência para a correção gramatical. Isso não cria uma língua administrativa separada: ele rejeita a existência de um “padrão oficial de linguagem” autônomo. Evite o burocratês; simplicidade e correção podem caminhar juntas.

Os atributos se complementam, mas não são sinônimos:

A Lei nº 15.263/2025 instituiu a Política Nacional de Linguagem Simples na comunicação com a população, alcançando expressamente todos os Poderes e entes federativos. Linguagem simples deve permitir encontrar, compreender e usar a informação; a lei inclui, entre as técnicas, frases curtas, informações importantes primeiro e explicação de termos técnicos. Essa lei é anterior ao corte do edital e reforça a finalidade da clareza. Não transforma uma substituição inexata em boa redação nem dispensa a norma padrão.

4. A finalidade ajuda a escolher o expediente

Retome o pedido do relatório. Trata-se de comunicação administrativa entre unidades. Na terceira edição do Manual, a antiga separação entre aviso, ofício e memorando foi abolida: usa-se ofício nas três hipóteses, com nomenclatura e composição uniformizadas pelo padrão ofício.

Até a segunda edição, aviso era expedido por Ministros de Estado a autoridades de mesma hierarquia; ofício servia às demais autoridades; memorando era usado entre unidades do mesmo órgão. Reconhecer essa distinção histórica evita aplicar uma regra antiga a um comando sobre a edição de 2018. Comunicação interna não exige, nessa edição, o nome memorando.

Outras relações pedem gêneros próprios. Quando um Ministro de Estado leva uma medida, uma proposta de ato normativo ou uma informação ao Presidente ou Vice-Presidente, o Manual apresenta a Exposição de Motivos. Quando Chefes de Poderes se comunicam, especialmente o Executivo com o Legislativo, apresenta a Mensagem. O correio eletrônico também pode funcionar como gênero oficial, com composição mais flexível.

O título do documento não basta: remetente, destinatário, finalidade e composição precisam ser compatíveis. Uma unidade não produz uma Exposição de Motivos ministerial apenas por inserir esse título em seu pedido rotineiro.

Circular e conjunto: conte os órgãos

O nome do expediente pode receber qualificadores. Circular indica um órgão remetente e mais de um órgão receptor; conjunto, mais de um órgão remetente e um receptor; conjunto circular, pluralidade de ambos. Enviar cópias do mesmo pedido a vários órgãos muda essa variação, sem mudar por si só a finalidade.

Na identificação do expediente circular aparece a sigla do remetente. Nos conjuntos, aparecem as siglas dos remetentes. Nos circulares, os receptores podem ser indicados no rodapé. Conte os órgãos participantes, não os servidores que redigiram o texto.

5. O padrão ofício organiza responsabilidades e informação

Antes do pedido, o leitor precisa reconhecer qual instituição envia, qual documento recebeu e a quem ele se dirige. Depois, encontra a síntese do assunto e o texto. Ao final, o encerramento e a identificação de quem assina completam a comunicação.

Essa sequência explica as nove partes enumeradas pelo Manual:

O signatário é quem assina. O cabeçalho identifica a instituição; não substitui sua identificação. No modelo federal, o cabeçalho traz o Brasão de Armas da República, órgão principal e órgãos secundários necessários, da maior para a menor hierarquia. Dados de contato do órgão podem constar no rodapé, centralizados.

Na identificação do expediente, escrevem-se o tipo por extenso em maiúsculas, a indicação de número e a sequência número/ano/siglas do setor, separados por barras. O ano tem quatro dígitos; as siglas vão da menor para a maior hierarquia. Esse bloco se alinha à esquerda, enquanto local e data se alinham à direita.

Local, data e assunto

O local indica a cidade seguida de vírgula, sem sigla da unidade federativa nesse campo. O primeiro dia é ordinal; os demais são cardinais, sem zero à esquerda. O mês começa com minúscula e a data termina com ponto. Exemplos hipotéticos: São Luís, 1º de setembro de 2026. e São Luís, 8 de setembro de 2026.

O campo Assunto traz descrição com inicial maiúscula, sem verbo e com ponto-final; todo o campo fica em negrito e alinhado à esquerda. O Manual sugere quatro ou cinco palavras, sem transformar esse número em limite rígido. Para o cenário: Assunto: Envio do relatório de análise. É uma síntese identificadora; não substitui o pedido completo.

Comunicação comum e encaminhamento

Se não há mero encaminhamento, o texto apresenta objetivo na introdução, detalhamento no desenvolvimento e posição final na conclusão. Ideias diferentes podem ser separadas em parágrafos. “Solicito” introduz diretamente o objetivo; não há necessidade de “Tenho a honra de”.

Se a finalidade é encaminhar outro documento, a composição muda. Havendo solicitação anterior, a introdução faz referência ao expediente que pediu o envio. Sem solicitação, informa o motivo, identifica os dados completos do documento remetido — tipo, data, origem ou signatário e assunto — e a razão do encaminhamento. Desenvolvimento só existe se houver comentário a acrescentar. Não crie parágrafos vazios para imitar uma estrutura comum.

6. Quem recebe, quem é chamado e como concordar

O endereçamento identifica o destinatário e seu endereço. O vocativo é o chamamento ao destinatário no começo do texto, seguido de vírgula: “Senhora Diretora,”. Eles têm funções distintas. A unidade federativa omitida no campo local/data pode aparecer no endereço postal; não transfira uma regra de um campo para outro.

No texto original de 2018, o endereçamento a autoridade tratada por Vossa Excelência usa “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”. Para Vossa Senhoria, usa “Ao Senhor” ou “À Senhora”, e não “A Sua Senhoria”. O bloco contém nome, cargo e endereço; em comunicação ao mesmo órgão, a informação do setor pode substituir o logradouro e o CEP não é obrigatório.

Tratamento e concordância no Manual de 2018

Vossa é usado ao dirigir-se à pessoa; Sua, ao fazer referência a ela. Embora o destinatário seja a pessoa com quem se fala, os pronomes de tratamento pedem verbo e possessivos de terceira pessoa: “Vossa Senhoria encaminhará seu relatório”, e não “encaminhareis vosso relatório”. O adjetivo acompanha o gênero da pessoa: “Vossa Excelência está atarefada”, se a interlocutora for mulher.

No vocativo da edição de 2018, Chefes de Poder recebem “Excelentíssimo Senhor” ou “Excelentíssima Senhora” e o cargo. Demais autoridades recebem “Senhor” ou “Senhora” e o cargo, inclusive quando tratadas por Vossa Excelência no corpo. Para particular, admitem-se Senhor/Senhora com nome, papel institucional ou a forma “Prezado Senhor”/“Prezada Senhora”. O Manual afasta Digníssimo e Ilustríssimo e recomenda evitar “doutor” indiscriminadamente.

A norma federal posterior tem âmbito próprio

O Decreto nº 9.758/2019, em vigor desde 1º de maio de 2019, disciplina comunicações com agentes públicos da administração pública federal direta e indireta. Nesse âmbito, estabelece senhor, flexionado para feminino e plural, independentemente da hierarquia. Veda Vossa Excelência/Excelentíssimo, Vossa Senhoria, Vossa Magnificência, doutor, ilustre/ilustríssimo, digno/digníssimo e respeitável.

Seu endereçamento, como regra, não contém pronome de tratamento nem nome do agente. Eles podem constar quando cargo/função e setor forem insuficientes para identificar o destinatário ou quando a correspondência se dirigir a uma pessoa específica.

O decreto exclui comunicações com autoridades estrangeiras ou organismos internacionais. Também exclui comunicações com agentes de outros Poderes, órgãos autônomos ou outros entes quando a outra parte exigir tratamento especial com base em norma aplicável. Essa condição importa: não há exclusão genérica de qualquer contato com outro ente.

Na prova, identifique a fonte e o âmbito pedidos. Uma pergunta sobre os exemplos do Manual de 2018 não pode ser respondida fingindo que seu texto já continha o decreto de 2019. Uma pergunta sobre a regra federal vigente exige considerar esse decreto. Sua existência não o torna automaticamente obrigatório em toda comunicação interna maranhense.

7. Encerramento, assinatura e apresentação

O fecho encerra a comunicação e saúda o destinatário. Na regra geral do Manual, Respeitosamente, é usado para superior hierárquico, inclusive o Presidente da República; Atenciosamente, para mesma hierarquia, inferior ou demais casos. Comunicações a autoridades estrangeiras seguem rito e tradição próprios. Fecho não é vocativo nem escolha determinada pela importância subjetiva do assunto.

Salvo nas comunicações assinadas pelo Presidente da República, identifica-se o signatário por nome em maiúsculas, sem negrito e sem linha acima, e cargo com iniciais maiúsculas, mantendo preposições minúsculas. A identificação é centralizada. Para evitar assinatura isolada em outra página, o Manual recomenda levar para ela ao menos a última frase anterior ao fecho.

Na identificação, o cargo de uma mulher se flexiona no feminino. “Interino” e “substituto” vêm depois do cargo, em minúsculas, sem vírgula nem hífen: “Secretária-Executiva interina”. A regra aqui é de identificação e grafia; não define o regime de provimento de cargos do Maranhão.

Margens reservam espaço; fonte e espaçamento estabilizam a leitura. Essas medidas são parte do modelo, e não atributos linguísticos:

Admite-se impressão frente e verso, invertendo as margens laterais nas páginas pares. O texto é preto sobre papel branco; gráficos e ilustrações podem usar cor quando necessário. O destaque preferencial é negrito, sem abuso; palavras estrangeiras usam itálico. Não confunda evitar itálico decorativo com proibir esse emprego específico.

Preserve, dentro do possível, o arquivo de texto em formato amplamente legível e editável. O nome deve facilitar a busca: tipo, número, ano com quatro dígitos e palavras-chave. A função é permitir consulta e reaproveitamento, não escolher um nome ornamental.

8. Exposição de Motivos e Mensagem: a relação institucional muda

Exposição de Motivos

A Exposição de Motivos dirige-se ao Presidente ou Vice-Presidente para propor medida, submeter projeto de ato normativo ou informar assunto. O Manual descreve a exposição ministerial dirigida ao Presidente. Quando envolve mais de um ministério, todos os ministros envolvidos assinam: é interministerial. A sequência numérica é única e começa e termina no mesmo ano civil, inclusive para as interministeriais.

A introdução apresenta o problema ou a informação; o desenvolvimento explica razões e alternativas ou detalha o assunto; a conclusão propõe a medida/ato ou oferece considerações finais. Propor exige justificar a escolha: a exposição não é apenas uma folha que acompanha outra.

No exemplo de exposição do Manual, aparecem identificação, local/data, vocativo e texto, sem campo Assunto nem o bloco comum de nome, cargo e endereço do receptor. O chamamento ao Presidente é vocativo; não o confunda com endereçamento. Essa observação sobre o modelo não significa que todo documento formal dispense Assunto.

O parecer jurídico analisa os aspectos legais da proposta; o parecer de mérito examina o problema e as razões da medida. O Manual de 2018 exige esses dois pareceres para propostas normativas, remetendo ao então vigente Decreto nº 9.191/2017. Ele também apresenta o Sidof como ferramenta para exposições com propostas de atos; ali, assinatura, nome e cargo são substituídos pela assinatura eletrônica com identificação dos responsáveis.

Atualização anterior ao corte: o Decreto nº 12.002/2024 revogou o de 2017, com vigência desde 1º de junho de 2024. No seu âmbito federal, prevê encaminhamento por sistema eletrônico específico, exposição de motivos e documentos como proposta de ato, parecer de mérito e parecer jurídico. Estude o nome do sistema como informação do Manual de 2018; não afirme que o decreto atual obriga todo ente a usar o Sidof.

Mensagem

A Mensagem comunica entre Chefes dos Poderes Públicos. O Manual destaca envios do Executivo ao Legislativo para informar fatos, expor plano de governo, submeter matérias à deliberação ou apresentar veto. Exposição de Motivos ministerial e Mensagem entre Poderes não são intercambiáveis.

A forma apresentada contém Brasão, identificação do expediente, vocativo, texto e local/data ao final, à direita, a 2 centímetros do término do texto. O texto começa a 2 centímetros do vocativo. Como os demais atos assinados pelo Presidente da República no modelo, a Mensagem não traz identificação de seu signatário. Não confunda essa ausência com ausência de responsabilidade ou de assinatura do ato.

9. Correio eletrônico: flexibilidade com função oficial

O termo e-mail pode designar gênero textual, endereço eletrônico ou sistema de transmissão. Como gênero, pode ser documento oficial; como meio, pode transportar um ofício em anexo. O meio de envio não muda automaticamente o gênero do documento anexado.

A rapidez não autoriza informalidade incompatível com a comunicação pública. A mensagem deve tornar claro o assunto e o que se espera do destinatário. O Manual não define composição visual rígida da mensagem, mas estabelece orientações:

• assunto claro e específico, que permita reconhecer e localizar a mensagem;
• local/data dispensados no corpo, porque o sistema já os registra;
• saudação compatível com o destinatário e Atenciosamente como fecho padrão indicado;
• assinatura com nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone;
• endereço institucional oficial; a extensão governamental apresentada é exemplo, não autorização para endereço particular;
• Calibri ou Carlito, 12 pontos, cor preta; revisão tão cuidadosa quanto a de outros documentos.

O Manual admite, em algumas situações, saudação e fecho menos formais, mas mantém formal a linguagem do texto. Não converta essa flexibilidade em permissão geral para abreviações de conversa, ícones emocionais, fundo decorativo ou caixa alta para destaque.

Encaminhar anexos com informação suficiente

Avalie se o anexo é indispensável ou se seu conteúdo cabe no corpo. Informe minimamente o que está anexado; evite tamanho excessivo e reencaminhamento desnecessário em respostas. Use formatos usuais com baixo risco de segurança. Documento ainda em discussão deve ser enviado em formato editável. Quando necessário, use confirmação de leitura ou peça confirmação de recebimento.

Comunicação oficial e valor de original são perguntas distintas

Um arquivo pode ter linguagem oficial e ainda exigir verificação de autoria — quem o produziu — e integridade — se foi alterado. A certificação digital vincula a identidade ao documento por mecanismos eletrônicos de verificação.

No item 6.4.2, o Manual relaciona a aceitação da mensagem como original à certificação segundo a ICP-Brasil. Admite reconhecimento pelo destinatário de mensagem sem essa certificação ou com certificação diversa; em caso de questionamento, prevê repetição por documento físico assinado ou meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil, ressalvada lei específica.

Não generalize essa passagem como se todo documento eletrônico válido exigisse sempre o mesmo certificado. O artigo 10, parágrafo 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovar autoria e integridade, nas condições que estabelece. A Lei nº 14.063/2020 distingue assinaturas simples, avançadas e qualificadas e atribui à autoridade competente a definição do nível mínimo no seu âmbito, respeitadas as exigências legais. Assinatura qualificada utiliza certificado da ICP-Brasil; as outras categorias não são inválidas por definição. São normas anteriores ao corte, e não se confundem com as recomendações de escrita do correio eletrônico.

10. Como aplicar na prova

Primeiro descubra qual fonte o comando invoca e quem envia para quem. Depois identifique a finalidade e o gênero. Confira se o texto preserva fatos, prazos, condições e responsabilidade; só então julgue tratamento, campos, fecho e apresentação.

No pedido inicial, uma versão direta continua precisando da condição. Se virar encaminhamento do relatório pronto, muda o objetivo: deve identificar o documento e a razão do envio. Se for enviado eletronicamente, o assunto precisa permitir encontrá-lo e o anexo precisa ser explicado. A mesma situação ajuda a separar atributo de linguagem, finalidade, gênero e meio.

Para recuperar o núcleo, tente responder: por que um texto menor pode ser menos conciso? Por que um documento interno não exige o nome memorando na terceira edição? Por que a regra de tratamento depende da fonte e do âmbito? As respostas exigem conservar conteúdo, reconhecer o padrão unificado e distinguir referência de estudo de incidência normativa.