Arquivamento e ordenação — revisão rápida
Operações diferentes: classificação = função/atividade; ordenação = sequência dentro do conjunto; arquivamento = guarda ordenada/controle, também ato de determinar guarda após cessar tramitação.
Mapa: conjunto certo → chave de ordenação → unidade identificada → localização → retirada e retorno controlados. Não desfaça ordem original e vínculos só para mudar a chave.
Chave e método
| Pista | Método |
|---|---|
| Nome/sobrenome | Alfabético; usar convenção para nomes compostos e homônimos |
| Cidade/território | Geográfico; definir chave secundária |
| Número da pasta | Numérico simples |
| Número e data dos documentos | Numérico-cronológico |
| Só datas | Cronológico |
| Assuntos | Temático/ideográfico |
| Temas em lista alfabética única | Dicionário |
| Temas sob categorias gerais | Enciclopédico |
| Classes numeradas e subdivididas com traços | Duplex |
| Dez grandes classes, subdivisões sucessivas | Decimal |
| Grupos de números lidos da direita para a esquerda | Dígito-terminal |
| Fonética, não escrita do nome | Soundex |
| Cores representando letras | Variadex |
| Letras + números | Alfanumérico |
Direto: chave conhecida leva à sequência de guarda. Indireto: exige índice/código de correspondência antes (nome → número da pasta). Número isolado não assegura localização se a referência não estiver registrada.
Não confundir
- Arquivamento não é eliminação nem recolhimento permanente.
- Numérico simples ≠ numérico-cronológico; número de pasta ≠ número e data de documento.
- Horizontal/vertical: posição física de guarda, não chave de ordenação.
- Empréstimo para consulta ≠ desarquivamento para retomar a ação, na distinção do Guia do Arquivo Nacional de 2025.
- Guardar arquivo digital em pasta genérica ≠ gestão arquivística com vínculos e recuperação.
- Guia federal orienta o Executivo federal; seus procedimentos não são automaticamente exigíveis no Maranhão.
Caso âncora: pastas 108 João, 109 Bruno, 110 Ana. Consulta “Bruno Lima” com arquivo numérico → índice “LIMA, Bruno → 109” → buscar 109 → registrar retirada → devolver no lugar 109.